Las cartas son, sin duda alguna, un recurso muy útil para transmitir información, es decir, que comunican. Como en todo proceso de comunicación, existe un emisor, que es quien emite el mensaje, y un receptor, que es quien lo  recibe.

El ser humano es social por naturaleza, es decir, necesita vivir en sociedad y permanecer en constante interacción con ella, comunicándose con los miembros de la misma, allí es donde radica la importancia de las cartas, en la posibilidad que estas tienen de comunicar.

Tipos de cartas

A la hora de redactar una carta, tomamos en cuenta el propósito de la misma y su destinatario. Estos dos elementos determinarán si se trata de un tipo de carta formal o informal. 

Supongamos que quiero escribir a un amigo o familiar que se encuentra en otro país, en ese caso se trata de una carta informal. Pero si, por ejemplo, decidimos dejar de ocupar el cargo que veníamos desempeñando en una compañía, escribiremos una carta de renuncia, es decir, un documento formal.

Clasificación de los tipos de cartas

Las cartas generalmente se clasifican en dos  grupos, cómo pudimos leer en el párrafo anterior: formales e informales o personales.

Cartas formales

Las cartas formales tienen una estructura rígida, en ellas se suele utilizar un lenguaje que carece de todo tipo de familiaridad.

Las cartas formales son aquellas que redacta algún organismo, puede tratarse de una empresa, un departamento, una organización o una persona que tenga un cargo relevante dentro de la compañía.

Se consideran también cartas formales, aquellas que emiten personas naturales para ser recibidas por algún organismo estatal, empresa, compañía que así lo requieran.

Seguidamente presentaremos los tipos de cartas formales, con una breve descripción de cada una de ellas:

Cartas de reclamos

Las cartas de reclamo son utilizadas para expresar quejas o sobre algún servicio recibido o la compra de un producto.

La carta de reclamo debe ser específica e incluir aspectos tales como:

  • Datos de quien emite la carta: Nombre, edad, dirección.
  • Datos del producto o servicio adquiridos: Fecha de adquisición, nombre del establecimiento en el que se adquirió, recibos, facturas o cualquier otro tipo de soporte de compra, entre otros.
  • Especificaciones acerca del fallo o defecto que presenta el producto o servicio.
  • Sugerir soluciones factibles.

Cartas de ventas

Este tipo de cartas tienen como objetivo motivar en el lector la adquisición de un producto o servicio publicitado. Suelen emplear estrategias de mercadeo, apelando a enunciados persuasivos que atrapen la atención del prospecto.

La carta de ventas incluye aspectos tales como:

  • Apelación: En la primera parte de esta carta se establece una relación entre el emisor y el lector, para que se sienta identificado con la información.

Por ejemplo: “¿está cansado de probar lavaplatos que no arrancan la grasa en segundos?”. Las  personas tal vez se identifiquen con el enunciado, y entonces seguir leyendo.

  • Descripción del producto o del servicio: En este apartado se especifica la información sobre el producto o servicio que se está ofertando.
  • Información de contacto: Generalmente este tipo de cartas cierran con los números de contacto, correos electrónicos, dirección física (si existe) y la página web de la empresa.

Cartas de negocios

Es uno de los tipos de carta más formales, dada su estructura y propósito. Realmente una carta de negocios es cualquier tipo de documento escrito que se utilice en el ámbito profesional. 

Por lo general, van encabezadas con un saludo y suelen finalizar con la rúbrica del emisor, casi siempre se trata de alguien que ocupa un cargo relevante o de peso dentro de una empresa.

Cartas de pedidos

Las cartas de pedidos son aquellas que se emiten a un proveedor, con el objetivo de que solicitarle una determinada cantidad de productos.

Las cartas de pedido se realiza tomando en cuenta:

  • Cantidad de producto solicitado.
  • Nombre del producto a adquirir.
  • Modelo específico del producto.
  • Detalles complementarios, por ejemplo: color, talla, tipo tela (en caso de que aplique).
  • Precio a pagar.
  • Forma de pago.

Cartas de permiso

Dentro de las cartas de permiso, nos encontramos con dos tipos de documentos. En el primero, la carta es enviada por un empleado a su supervisor inmediato, solicitando que le sea concedido un permiso especial para faltar a su puesto de trabajo uno o varios días, y los motivos de tal ausencia.

El segundo documento corresponde a la respuesta del jefe inmediato, donde manifiesta la concesión del permiso solicitado.

Cartas de recomendación

Las cartas de recomendación son aquellas que dan fe de la calidad de trabajo de una persona, así como su alto grado de confiabilidad.

Generalmente, ponen de relieve las fortalezas, cualidades y apritudes más sobresalientes de un aspirante.

Cartas de renuncia

Las cartas de renuncia son escritas por un empleado que no desea seguir ocupando su puesto de trabajo. Esta carta se envía al jefe inmediato del empleado, especificando la fecha y el motivo de la renuncia.

Cartas de autorización

Son emitidas para dar a alguien la autoridad de actuar en nombre de quien escribe la carta. Este tipo de cartas se emiten cuando quien las escribe no cuenta con la disposición de asistir a una reunión, cita, convocatoria, entre otras situaciones.

Cartas de aplicación

Se envían cuando alguien desea optar por un determinado cargo, dentro de una institución u organismo.

Cartas de transferencia

Son emitidas por una organización o compañía para informarle a uno de sus miembros que será transferido a otro departamento o unidad laboral, especificando la fecha en la que se iniciará el cambio, el departamento o unidad a la cual será transferido el empleado y el cargo que ocupará en el departamento.

Carta de aceptación

Las cartas de aceptación son enviadas por alguna institución para mostrar que han aceptado a un aspirante. En esta carta se debe incluir el motivo  de la aceptación, fecha de ingreso como integrante de la institución, el cargo que desempeñará y el lapso de tiempo que formará parte de dicha institución.

Cartas de despido

Se emiten cuando una compañia anuncia a algunos de sus empleados que va a prescindir de sus servicios, especificando la fecha hasta la cual ocupará su cargo y el motivo que les llevó a tomar tal decisión.

Cartas de recibo

Se envían desde instituciones u organizaciones para informar que ha sido recibida una carta emitida por alguien, ya sea persona natural o jurídica.

Cartas informales o personales

El segundo tipo de cartas son las informales, también conocidas como cartas personales. Se caracterizan porque aquellos que las emiten no tienen una relación laboral ni financiera con el receptor. Es decir, las cartas informales se transmiten entre familiares y amigos.

Las cartas formales se diferencian de las cartas informales porque estas no tienen un patrón o estructura definido, dado el nivel de confianza que existe entre el emisor y el receptor de la misma. 

Lamentablemente, con el paso de los años, las cartas informales han perdido su popularidad, siendo desplazadas por las redes sociales.

A continuación, presentamos los tipos de cartas informales y una breve descripción de cada una de ellas.

Cartas de agradecimiento

Este tipo de cartas son enviadas mostrar a quien la recibe, el profundo agradecimiento por algún tipo de favor, apoyo o ayuda brindado.

Cartas de bienvenida

Las cartas de bienvenida se envían para expresar los mejores deseos a alguien que se ha trasladado al vecindario o ha sido transferido a un instituto nuevo.

Cartas de cumpleaños

Este tipo de cartas se redactan para felicitar a un amigo o a un familiar por su cumpleaños, incluyendo buenos deseos para esa persona en su contenido.

Cartas de felicitaciones

Las cartas de felicitaciones se escriben como una forma de dar reconocimiento al logro de una persona, por ejemplo: un ascenso laboral, la obtención de un título académico, la victoria en una competencia deportiva, etc.

Cartas de duelo

Las cartas de duelo se envían cuando alguien cercano ha fallecido. El que redacta la carta expresa su profundo pesar por la desaparición física del familiar o amigo, y da consuelo al receptor, brindando su apoyo incondicional.

Cartas de amor

Las cartas de amor se envían entre parejas para expresarse mutuamente afecto y cariño, o a alguien a quien se admire de manera romántica.

Cartas de navidad

Se envían durante el mes de Diciembre, en ellas se transmiten los mejores deseos para el venidero año y la celebración en familia de las fiestas de esa época del año.

Cartas de amistad

Este tipo de cartas se utilizan para mantener la comunicación entre amigos, a pesar de la distancia.

Carta de invitación

Las cartas de invitación impulsan a quienes la reciben a asistir a algún evento, fiesta, celebración, etc.

Cartas de despedidas

Se utilizan cuando alguien se traslada a otra ciudad, estado o país.

Cartas de disculpa

Se escriben cuando alguien desea disculparse por haber cometido alguna falta o haber incurrido en algún error, que generó problemas para otra persona o grupo. 

Cartas a Santa Claus

En las cartas de Santa Claus, los niños expresan, generalmente a través de una lista, cuáles son los regalos que desean recibir durante la navidad.

Cartas de temas varios

Este tipo de cartas no se escriben por algún motivo específico, sólo se trata de un intercambio de correspondencia entre los interlocutores.

Para concluir, podemos aseverar que las cartas,  sean formales o informales, permiten comunicar información valiosa. Para cada ocasión o evento de nuestra vida, en cualquier ámbito (laboral, profesional y personal), siempre habrá una que se adapte a los requerimientos que tengamos.