Como en toda comunicación, las cartas merecen una respuesta. Es la mejor manera de demostrar a la persona que envió la primera carta que sus palabras han hecho efecto y ha sido atendida por el destinatario.

En formato Word

En formato PDF

Las empresas utilizan la carta responsiva para enviar un mensaje claro a una solicitud. No se trata de responder de manera agresiva o amenazante. Ninguna carta puede ser motivo de violencia, en lo legal sería una prueba de inclumplimientio de la ley.

Es de buena educación dar respuesta a cualquier inquietud, además de dejar una buena impresión al aclarar las demandas de las personas que piden atención.

Como en toda comunicación, se asume la responsabilidad de cada palabra. Una respuesta es la posición que toma quien redacta a nombre propio o de una empresa.

¿Qué es una carta responsiva y para qué sirve?

La carta responsiva es la que se envía en respuesta a una carta inicial en consecuencia de una solicitud, queja, petición, entre otros motivos.

Este tipo de carta es común en las instituciones educativas, especialmente a nivel universitario, ya que el interesado hace su solicitud por escrito dando detalles de sus capacidades y aptitudes para su ingreso, a su vez, la universidad responde por la misma vía de forma negativa o positiva.

La razón principal de la carta responsiva es la de mantener la comunicación entre dos personas. En una empresa sirve para aceptar una responsabilidad, aprobar o rechazar una solicitud o simplemente solventar alguna queja.

Este tipo de comunicación también es bien utilizada como un medio cordial en el que se asumen o entregan responsabilidades. En ese sentido, no es una carta que se pueda hacer a toda prisa.

Consejos para escribir una carta responsiva

Al escribir una carta responsiva hay que tomar en cuenta el lenguaje utilizado en la carta inicial pára responder de la misma manera. También tono de formalidad, ser cordial y respetar la cercanía.

Como ya hemos mencionado, existen diferentes motivos para enviar una carta, así que presentamos algunos consejos a tomar en cuenta al momento de redactar una carta responsiva:

Detalle a recordar: Cuando una carta es enviada a fin de obtener una respuesta queda en la memoria algunos detalles. Por lo que, es importante que la carta responsiva incluya algún detalle que refresque al lector el tema que se está tratando.

Tiempo necesario: Debido a la importancia de una carta, debes tomar el tiempo necesario para redactarla. Ahora, si se trata de una decisión muy importante, puedes enviar un escrito notificando que requieres de más tiempo para tomar una decisión.

Siempre cordial: Ser amable en todo momento. Aunque parezca contradictorio, no es prioritario que todas las cartas sean respondidas. Hazlo siempre que sea necesario y con un lenguaje amable.

Paso a paso: La primera carta puede estar llena de interrogantes, así que es recomendable ir paso a paso. Si hacen varias preguntas, trata de responder cada una en orden. La intención es mantener la coherencia de la carta recibida.

Claro y preciso: Hay que ser breves, se está escribiendo una carta, no un testamento o un ensayo. Aunque la primera carta tenga varios puntos a tratar, lo más importante es no extenderse demasiado.

Misma letra: No es bien visto utilizar dos tipos de letras en una carta. Tampoco utilizar dos colores distintos en el texto. Hace ruido al ojo del lector y no es correcto. Una carta responsiva necesita dedicación y atención exclusiva.

Agradecimiento: La mayoría de las cartas, no importa si son responsiva, deben tener un final lleno de agradecimiento. El lector se sentirá bien atendido y también agradecerá la respuesta a su primera carta.

Existen otros consejos de gran utilidad, pero estos suelen ser bastantes generales y aplicables en casos de queja, petición, compra, venta y hasta nombramientos de cargo. Ahora vamos a conocer algunas maneras de redactar una carta responsiva siguiendo estos consejos.

Cuando una persona visita un local comercial y adquiere un producto, este envía una carta de agradecimiento por la atención recibida y por la satisfacción del producto que ha comprado.

Esta carta está acompañada de la información básica del cliente, el motivo de la carta, fecha en que adquirió el servicio o producto, estado y calidad del producto o servicio que está adquiriendo y la resolución que desea tener respecto a una transacción específica.

De las cartas responsivas más comunes, nos topamos con la redactada por queja. Esta carta es enviada por una empresa al cliente que inicialmente ya envió una carta con observaciones negativas respecto a un servicio o producto.

Para redactar esta carta se debe tomar en cuenta la fecha en que fue recibida la primera carta, el tiempo en que se responde la carta de reclamación, nombre y cargo de la persona que asume el caso, respuesta o solución a la queja presentada, los pasos a seguir por parte de la empresa sobre la reclamación y el mensaje de disculpas por parte de la empresa.

Este tipo de comunicación se emplea en diferentes situaciones, pero la información que se incluye es básica. Las excepciones suelen presentarse en el ámbito legal. El concepto amplio es responder a la primera carta enviada, ser coherentes y educados. Recordemos que es una reacción positiva o negativa sobre la carta recibida.

Para escribir una carta responsiva no deben existir dudas sobre su contenido. Debe incluir datos que también se mencionan en la primera carta, para dar continuidad a lo expuesto desde el inicio. De lo expuesto en la carta responsiva dependerá una buena y sana relación o se corta todo nexo existente.

Los pasos para redactar una carta responsiva siguen siendo los mismos de cualquier carta, fecha y lugar donde se redacta, nombre de la persona a la que será dirigida, así como su cargo en caso de ser necesario, el cuerpo de la carta estará dividido de acuerdo a las características que tenga la primera carta enviada con una despedida en agradecimiento a la información aportada y las soluciones expuestas, finaliza con el nombre y firma de quien redacta, así como datos para una próxima comunicación.