Entre los tipos de comunicación que conocemos, existe una que es por excelencia la más segura y formal que podamos conocer; se trata de la comunicación escrita. 

Aunque para muchos, en especial jóvenes, la comunicación escrita se basa en redes sociales y aspectos más tecnológicos que, para formalidades necesarias, no brindan el apoyo esperado; para otros, la manera convencional representa aún, una parte verdaderamente importante en diferentes ámbitos de nuestras vidas, principalmente en lo profesional, y es justo allí en donde entran en juego las cartas.

Por razones bien argumentadas, en nuestro mundo del saber, se conocen varios tipos de cartas, las cuales se desglosan dependiendo del uso que le vayas a dar. A pesar de ello, en este apartado queremos hablar de una que juega un papel importante para un público exigente.

Se trata de las cartas de recomendación comercial o referencia comercial; este tipo de documento se basa en la comunicación existente entre dos entidades jurídicas, con la finalidad de intercambiar información pertinente de una parte interesada o cliente.

¿Qué es y para qué sirve una carta de recomendación comercial?

Una carta de recomendación comercial es un documento formal realizado por una empresa para dar referencias específicas, acerca del trato comercial existido durante un lapso de tiempo determinado entre una persona, institución o incluso otra empresa y la empresa remitente; en las que ésta redacta lo concerniente a los negocios que ha mantenido con el cliente y la fiabilidad de este durante ese período.

En términos generales, este tipo de documento es esencial para toda empresa en búsqueda de nueva clientela; ya que por ese medio pueden recibir información de primera mano acerca de la confiabilidad que pueda tener el potencial cliente. De este modo se logra crear relaciones en las que ambas partes reciban beneficios pues, es así como la empresa receptora empieza a conocer el proceder del cliente.

En este aspecto, una carta de recomendación comercial sirve como comunicación escrita entre dos entidades, en donde una de ellas requiere conocer un cliente y la otra proporciona cierta información de este.

Aunque muchos de los aspectos relevantes de un cliente, los irá conociendo la empresa en el transcurso de sus relaciones, la carta de recomendación comercial le brindará detalles primordiales tales como; si el cliente sus relaciones con empresas anteriores dejó deudas, si presentaba pagos con puntualidad; en general si es o no una persona confiable.

A pesar de que con este tipo de cartas se proporciona información que puede perjudicar al cliente en caso de haber actuado mal, también lo puede dejar muy bien parado pues, si su proceder fue ejemplar durante sus relaciones comerciales, esta carta puede dar referencias acerca de su puntualidad en los pagos y el compromiso que demostraba tener con la empresa que remite la carta.

¿Qué debe contener una carta de recomendación comercial?

Al igual que todas las cartas que conocemos, una carta comercial debe cumplir ciertos parámetros establecidos, en donde refleje claramente lo que se busca con ella; es por esto que este tipo de carta se divide en cuatro renglones bien definidos:

  • Identificación, como encabezado, la carta debe contener la identificación de la empresa que realiza la recomendación. Alguna de esta información sería el logo de la empresa, el régimen de incorporación fiscal, los número de teléfonos donde contactarlos, dirección de sus oficinas, entre otros datos primordiales para la posible comunicación entre dicha empresa y la que recibirá la carta. 

Estos datos son indispensables en este tipo de carta, ya que de ellos depende la comunicación entre empresas y por ende la información confiable del cliente en cuestión.

  • Desarrollo, es esta parte de la carta en donde la empresa que remite, explica detalladamente la relación existente entre ellos y el solicitante. Las primeras líneas de esta carta debe indicar el nombre completo y el número de identificación del cliente, para el caso de empresa se indica nombre y número fiscal

Un dato igual de importante son las fechas, en el desarrollo también deben colocarse los períodos de tiempo en los que las partes mantuvieron o mantienen las relaciones comerciales; este es un dato importante y que no debe ser obviado pues, de ello depende en gran medida la recomendación; ya que, para una empresa mientras más reciente sea la relación entre las partes, mayor confianza dará la información aportada.

  • Recomendación, es acá en donde se debe agregar la información correspondiente a lo comprometido que es el cliente; esto quiere decir que, justo en este punto es donde se indica que el cliente no da problemas al momento de responder con los compromisos adquiridos y que es una persona seria y responsable en cuanto a sus actividades comerciales se refiere.
  • Cierre, como toda buena carta, en este punto la empresa tiende a despedirse de manera cordial, colocando a su vez fecha y ciudad en la que se expide y para culminar con toda la formalidad que el asunto requiere, se coloca la firma junto al nombre y cargo que ocupa el firmante, así como el sello de la empresa

Todos estos son datos que dan confianza y seguridad al momento de culminar una carta de esta índole.

Consejos finales

Para que una carta de recomendación comercial se considere realmente confiable, hay ciertos detalles en los que se deben poner hincapié pues, resultan bastante llamativos y de entrada brindan el buen aspecto y presentación que toda carta requiere, sea esta formal o no.

  • En ese sentido, es de suma importancia que la carta no posea errores ortográficos; ya que estos restan valor a la carta.
  • No debe faltar la vigencia del documento pues, existen muchas entidades que piden un tiempo determinado para su validez, por lo que se debe estar muy atento con esto. 
  • Utilizar palabras técnicas  pero entendibles para que cualquiera que sea la persona que lea la carta se sienta confiado gracias al profesionalismo con la que fue escrita, pero que entienda fácilmente cada detalle que en ella se coloque pues.

Hay que tener presente que no todos tenemos el mismo grado de comprensión para las palabras.