Todo tipo de carta independientemente de cómo se realice, se considera un medio de comunicación escrito, en el que existe un emisor y receptor, y el cual tiene un objetivo principal.

Conocer los diferentes tipos de cartas y sus elementos es necesario, ya que no se sabemos en qué momento de la vida debamos realizar una. ¡Así que no nos permitamos no saber hacerlo!

En este contexto, presentamos La carta de oficio, un documento de suma relevancia que permite cumplir con la voluntad de un fallecido concerniente a su patrimonio y bienes.

Primero debemos saber que los documentos oficiales tienen como objetivo hacer llegar un comunicado oficial a un destinatario en específico, y pueden ser realizados tanto por una institución de carácter público, como por una privada. Es por ello que este tipo de texto está dedicado a suministrar información de carácter oficial o de tipo protocolar.

Tomando en cuenta esto, una carta de oficio sirve básicamente para notificar a terceros que alguien tiene la autoridad oficial de actuar en nombre del patrimonio sucesorio de un difunto.

Su importancia radica en darle la seguridad al patrimonio y bienestar a la familia, así que si piensas hacer una ¡aquí te ayudaremos!

¿Qué es una carta de oficio?

Se trata de un documento oficial que debe ser certificado por un tribunal testamentario después de una sucesión testamentaria que es el acto por el cual una persona dispone el uso de sus bienes o parte de ellos para después de su muerte. 

La “Carta” de oficio, no es precisamente una “carta” sino más bien una información certificada que sirve para comunicarles a terceros tales como instituciones bancarias, acreedores, entre otros, que alguien puede actuar en nombre del difunto para el uso de su patrimonio

Este tipo de texto permite ahorrarse una cantidad de trámites y discusiones familiares en un momento tan triste como es el fallecimiento de una persona. Por ello, es positivo tener preparada una carta de oficio que haga valer la voluntad del difunto hasta después de su muerte.

Ahora bien, hay variaciones en las cartas de oficio cuya finalidad es explicar en detalle el propósito del documento, es decir ¿para qué es realizada? Esto es importante conocerlo antes de realizar una.

Tipos de carta de oficio

Existen tres tipos generales de carta de oficio, según las circunstancias dadas y son las siguientes: 

  • Cartas testamentarias: Son dirigidas al albacea designado bajo un testamento válido (El albacea es la persona encargada de hacer cumplir la última voluntad del difunto, recogiendo los bienes de la persona fallecida para transferirlos a los herederos). 

Es decir que, en esta variación es el albacea quien solicita esta carta ante el tribunal, con el fin de actuar legalmente en nombre de la sucesión

  • Cartas de Administración: Este tipo de documento es realizado cuando el difunto no posee un testamento válido, y por lo tanto es dirigido al administrador del patrimonio intestado.

En este caso, un familiar del fallecido sea pariente consanguíneo o legal, es quien solicita la carta al tribunal, el proceso se lleva a través de una audiencia en la que determinan el nombramiento del administrador para que actúe como representante de la sucesión.

  • Carta de administración con testamento: Esta se ejecuta cuando la persona que fue designada por el tribunal no es la misma que el albacea nombrado en el testamento, esto puede ocurrir cuando el albacea que se designó ha muerto.

El albacea y administrador prácticamente tienen el mismo rol en este proceso, sin embargo la diferencia entre ambos es que después de que los bienes son tasados y las deudas se encuentren solventes, el administrador debe transferir lo restante del difunto de acuerdo a la Ley, en la que mayormente se le da prioridad a los hijos, cónyuges y padres.  

¿Para qué sirven las cartas de oficio?

Es importante hacer uso de este tipo de documento porque es una manera de comunicar formalmente a quien pueda interesar, la persona autorizada y que estará a cargo de realizar todas las acciones concernientes a los bienes del difunto. Sea el albacea o administrador en esta carta de oficio se da a conocer la capacidad oficial que tiene la persona en realizar cualquier tipo de transacción. 

La carta de oficio, permite dar un primer paso a la validación de un testamento debido a que es la persona autorizada quien presenta el testamento del difunto al juzgado.

Es muy común que para una diligencia bancaria, o de otras entidades requieran una carta de oficio para legitimar la capacidad del albacea o administrador, por ello también es importante tener este documento certificado.

Consejos para hacer una buena carta de oficio

Lo principal antes de comenzar un proceso sucesorio (el cual es la transmisión del derecho de un bien del titular fallecido a otra persona) es la realización de los trámites que legitimen las futuras acciones de los familiares del fallecido, por ello es de relevancia la asesoría de un abogado que permita realizar lo adecuado para no tener consecuencias judiciales. 

La precisión es necesaria con lo que deseamos expresar dentro del texto, colocando el nombre del albacea o administrador con el parentesco del mismo, ya que facilitará el proceso de autorización

Para hacer una buena carta de oficio, debemos respetar el patrón de una carta formal, es decir con fecha y lugar, el cuerpo del texto justificado y la firma con alineación centrada.

Además, tener conocimiento de que las reglas específicas para este proceso, son determinadas por cada jurisdicción, por ejemplo, si el albacea nombrado en el testamento no cumple con los requisitos, será incompetente y el tribunal deberá nombrar a un administador. Por lo general, es importante saber que el albacea debe ser mayor de edad, mentalmente competente.

Entendiendo que la muerte es un proceso natural, es importante hacer uso de este tipo de documento, que facilitará el trabajo para nuestros familiares y herederos, tomando en cuenta su legalidad de la mano con un asesor jurídico para llevar una correcta organización.